Az előadótermek és oktatótermek bérlésekor számos tényezőt érdemes figyelembe venni, a terem méretétől és elrendezésétől kezdve a technikai felszereltségen át a catering szolgáltatásokig. Ez a cikk részletesen bemutatja az ideális előadóterem kiválasztásának szempontjait, a különböző típusú termek jellemzőit, valamint a bérléssel kapcsolatos gyakorlati tudnivalókat.
Oktatótermek és tréningtermek: Elrendezés és funkció
Az oktatótermek többnyire úgynevezett "iskolapados" elrendezésűek, mivel a frontális oktatáshoz ez a legideálisabb. Fontos, hogy a résztvevők tudjanak jegyzetelni, ezért mindenkinek legyen saját asztala vagy asztalrésze. Bizonyos esetekben előfordul, hogy asztal helyett felírótáblát használnak, esetleg olyan széket, aminek van felhajtható asztal része.
Tréningterem: Interaktív tanulási környezet
Az oktatóterem egyik speciális fajtája a tréningterem, ahol a hangsúly a résztvevők bevonásán van, emiatt jellemzően körben ülnek le, asztalok nélkül. Ilyenkor nagyobb térre van szükség az interaktív, mozgásos feladatok miatt.
5 DOLOG, AMIRE NEM IS GONDOLNÁL… PEDIG TÖNKRETESZI A DIÉTÁD
Előadótermek: Nagyszámú hallgatóság számára
A legnagyobb előadótermek az egyetemeken használt termekhez hasonlítanak, ahol a székek-asztalok hátsóbb sorai egyre feljebb vannak, hogy a hátul ülők is jól lássák az előadót és a kivetítőt. Bizonyos előadásokra alkalmasak a színházterem típusú előadótermek, ahol nincs asztal, mivel a hallgatóságnak nem szükséges jegyzetelnie.
Teremméret és befogadóképesség
Az oktatótermek mérete természetesen arányosan nő a résztvevők számával. Egy 10 fős oktatás kényelmes lehet 30-40 négyzetméteren, 20 fő számára már 80 négyzetméter körüli helyre lehet szükség, és így tovább.
Az alábbi táblázat segítséget nyújt a megfelelő teremméret kiválasztásában:
| Létszám | Ajánlott alapterület (m²) |
|---|---|
| 10 fő | 30-40 |
| 20 fő | 80 |
| 40-50 fő | 150-200 |
| 400 fő | Színházterem típusú kialakítás |
Technikai felszereltség és kiegészítő szolgáltatások
Projektor vagy okostévé szinte már minden bérelhető oktatóteremben van, de nem árt tisztázni, hogy az alap bérleti díj tartalmazza-e ennek használatát, vagy külön költséget jelent. Ugyanez igaz az egyéb eszközök - például flipchart, stb. - esetében is.
Informatikai tanfolyamokhoz szükséges felszereltség
Informatikai tanfolyamoknál elengedhetetlen, hogy minden egyes résztvevő saját számítógépen tudja kipróbálni az elmondottakat - ilyen típusú oktatásra mindenképp gépekkel felszerelt oktatótermet keressünk. Az ilyen termet fenntartók többnyire saját maguk is tartanak oktatást, de az általuk nem használt időben bérbe vehetők a termeik.
Jegyzeteléshez szükséges eszközök
Egy oktatóterem - vagy akár előadóterem - esetén szinte mindig szükség van tollra-papírra a jegyzeteléshez. Ezt az oktatótermek bérbeadói belekalkulálhatják az árba, így nem jelent külön költséget a bérleti díjon felül.
Étel-ital az oktatótermek bérlésekor
Az oktatótermeknél nem mindig elvárás az étkezés biztosítása, de - ha a költségvetés megengedi - szívesen fogadják a résztvevők, ha egy-egy kávészünetben üdítővel-aprósüteménnyel kínálják meg őket a szervezők. Van, ahol komolyabb catering szolgáltatás biztosítására is fel vannak készülve, van, ahol az épületben vagy a környéken ajánlanak étkezési lehetőséget. Azt is érdemes előre tisztázni, hogy étel-ital bevihető-e a terembe, mert ebből lehetnek kellemetlenségek. Jó, ha az oktatóterem mellett van valamilyen helyiség, ahol a szünetekben ehetnek-ihatnak, beszélgethetnek a résztvevők.
Az oktatóterem, előadóterem bérlés árai és fizetési feltételei
Egy oktatásra is alkalmas terem bérleti díja a befogadóképességtől és a terem felszereltségétől függ elsősorban, és a költséget nagyban befolyásolja, hogy szeretnénk-e catering szolgáltatást igénybe venni, vagy a résztvevők saját maguk oldják meg az étkezést. A terembérleti díjak minden esetben nettó árak. A fizetés banki átutalással vagy bankkártyával történhet. A foglalás a bérleti díj beérkezésekor válik véglegessé.
Lemondási feltételek
Az oktatótermek bérleti díjának fizetése elsősorban az igényektől, kiegészítő szolgáltatásoktól függ. Egy kisebb, egyszerű teremnél viszonylag rugalmas a lemondás lehetősége, de a nagyobbaknál, főleg, ha ahhoz catering szolgáltatásokat is szeretne a bérlő, sokkal szigorúbbak a lemondási feltételek.
Terembérlés a gyakorlatban
Foglalás és időpontok
Oktatótermet vagy tréningtermet akár azonnali foglalással is lehet bérelni; ez főleg a kisebb termek bérlésénél jellemző megoldás, főleg, ha nincs catering igény. Ha már tudja, mikor tartaná meg az oktatást vagy tréninget, már a főoldalon kiválaszthatja a megfelelő időpontot, és városonként-kerületenként rákereshet a szabad termekre. Ha catering igénye, vagy egyéb kérdése van, azt mindenképp jelezze a megjegyzés mezőben, és a szolgáltató felveszi Önnel a kapcsolatot a részletek tisztázása érdekében.
Ha nem tudja még, mikor lesz szüksége az oktatóteremre, csak azt, hogy melyik városban-kerületben, akkor az adott helyszínen ajánlott termek adatlapjait érdemes böngésznie. Ilyenkor a szolgáltató munkatársai végzik az egyeztetést és segítenek a részletek tisztázásában.
Rendszeres terembérlés
A terembérlés speciális esete, amikor nem egy-egy alkalomra keres valaki termet, hanem több alkalmas oktatásra vagy tréningre, esetleg havi vagy heti rendszerességgel tart oktatást, illetve tréninget. Nem ritka, hogy a pontos időpont csak az adott oktatás vagy tréning előtti napokban derül ki, de nagyjából kalkulálható, hogy havonta hány alkalommal lesz szükség a terembérlésre. Ezekben az esetekben érdemes egyedi ajánlatot kérni.
A termek átvétele
A termek átvételekor mindenképp számoljunk azzal, hogy számunkra ismeretlen helyre kell érkeznünk. Érdemes időt szánni a terem megkeresésére, ezért ne az utolsó pillanatban érkezzünk. Kisebb termeknél célszerű negyed órával előbb érkezni, nagyobb rendezvényeknél akár egy órával az esemény kezdete előtt is érdemes lehet megjelennie a szervezőnek. A foglalás idejébe számoljuk bele a résztvevők érkezésének, búcsúzásának idejét is.
Bérelhető termek példái
Számos bérelhető oktatóterem és tréningterem közül válogathatunk, amelyek különböző igényeket szolgálnak ki:
- Washington Terem: Csendes, családias, elegánsan berendezett terem trénereknek, coachoknak, tanácsadóknak, mediátoroknak, pszichiátereknek vagy céges csapatoknak az V. kerület szívében, a Bazilika közelében.
- Tréningterem a Széna téren: Tágas, csendes és világos tréningterem 15 fős részvételi létszámig nyújt kényelmes tréningezési lehetőséget. Projektorral, flipchart táblával felszerelt.
- Innovatív designer terem: Természetes megvilágítással, illetve spotlámpákkal, központi helyen. A tréningerem előtere felszerelt konyhával, közösségi helyiséggel rendelkezik, külön női és férfi mosdóval ellátva.
- Wanatka terem: 40-50 fős tárgyaló, oktató és rendezvény terem a belvárosban, a Nyugati pályaudvar és az Oktogon között. Tágas terem a Podmaniczky utcában.
- 64 - Az Oktató terem: Többfunkciós terem oktatásra, tárgyalásra, előadásra vagy akár tréningekre. Tartható itt akár workshop, meeting, couching, de még jóga teremként is használható.
- BUSINESS KLUBHELYISÉG AZ ÖRS VEZÉR TÉRNÉL: Budapest legforgalmasabb pesti központjában, az Örs vezér terén található a Business Klubhelyiség, amely tréningekre, workshopokra, üzleti találkozók szervezésére kiválóan alkalmas.
- Színházterem: 400 fős befogadóképességű, sokfunkciós, technikailag kitűnően felszerelt terem színpaddal. A nézőtér lépcsőzetesen lett kialakítva.
- Akvamarin terem: Belső kertre néző, természetes fényű rendezvényterem egy négycsillagos wellness és konferencia hotelben a Sas-hegy lábánál.