A webes jelenléti ív rendszer modern megoldást kínál a cégek számára, hogy dolgozóik egy közös online felületen, egyedi belépési azonosítókkal vezessék jelenléti adataikat. Ez a megközelítés jelentős könnyebbséget jelent, különösen azoknak a vállalatoknak, amelyek több telephellyel rendelkeznek, ahol a jelenléti ívek és szabadság engedélyek eljuttatása, majd begyűjtése komoly logisztikai kihívást jelenthet.
A rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy a cég időt, nyomtatófestéket és papírt spórol a jelenléti ívek vezetése és feldolgozása során. A webjelenléti felületre feltölthető a dolgozó munkarendje, szervezeti egysége és közvetlen felettesének neve, elérhetősége. Opcionálisan beállítható, hogy a jelenléti íveket csak akkor lehessen leolvasni a bérprogramba, ha a felettes átnézte és jóváhagyta azokat. A program ekkor kéri az admin felhasználó jelszavát, majd a beírás és az OK gombra kattintás után létrehozza azt a linket, amelyen a cég számára elérhető a webjelenlét rendszer.
A Munkaidő-nyilvántartás Jelentősége és Jogi Háttere
A köznyelvben gyakran "jelenléti ívként" emlegetett dokumentum hivatalos neve munkaidő-nyilvántartás. A 2026-os évben is a Munka Törvénykönyve (2012. évi I. törvény) 134. §-a az irányadó a munkaidő-nyilvántartás vezetésére vonatkozóan. A munkaügyi ellenőrzések egyik kiemelt célpontja ennek a dokumentumnak a hitelessége és naprakészsége.
A nyilvántartás vezetése során a beosztáshoz képest végrehajtott változtatásokat, például a munkavállaló kérésének megfelelő műszakcserét, az engedélyezett távollét megállapodáson alapuló ledolgozását is megfelelően dokumentálni kell. Fontos változás és hangsúly 2026-ban a munkaközi szünetek (ebédidő) nyilvántartása, mely kritikusan fontos. Az adatoknak naprakésznek kell lenniük, vagyis az esemény bekövetkezésekor kell rögzíteni őket. Tilos a "fiktív" adatok (pl. mindenki minden nap 08:00-kor érkezik és 16:30-kor távozik) rögzítése, valamint az utólagos kitöltés ("majd hó végén beírom" gyakorlat).
A pontosság érdekében perc alapú nyilvántartás javasolt. A törvény nem írja elő a napi aláírást, elegendő a hónap végén egyszer aláírással igazolni az abban foglaltak helyességét, feltéve, hogy az eltérések naprakészen fel vannak tüntetve. A munkaidő-beosztás a terv, míg a munkaidő-nyilvántartás (jelenléti ív) pedig a tény. A kettőnek nem feltétlenül kell egyeznie, például késés vagy rendkívüli munkaidő esetén. Digitális megoldások, mint a webjelenléti rendszer, számos applikáció és szoftver létezik, ami kiváltja a papírozást. Home Office, azaz távmunka esetén is kötelező a nyilvántartás. A munkavállaló részére betekintési és ellenőrzési lehetőséget javasolt biztosítani a nyilvántartásba.
A Webjelenlét Rendszer Főbb Funkciói
Napi Túlórák Automatikus Számítása és Importálása
Az opció jelöltsége mellett a webjelenléten megadott óraadatok alapján a program meghatározza, hogy a dolgozó teljesített-e rendkívüli munkavégzést. Ha igen, akkor kiszámolja ennek óraszámát és ennek megfelelően importálja az adatokat a bérprogramba. A túlmunka óraszámának meghatározásához a program összehasonlítja a weben megadott napi ledolgozott óraszámot és a munkarendben aznapra szereplő óraszámot. Amennyiben a ledolgozott idő több, mint a munkarendben szereplő óraszám, a program túlórát számol. A webjelenlét munkaidőkeretes dolgozók esetén is kezelni tudja a munkaidőkereten felül elrendelt túlórát.
Havi Jelenléti Adatok Engedélyezése
Az opció jelöltsége mellett a webjelenlét adatok letöltéséhez szükséges, hogy az erre kijelölt személy, a webjelenlét engedélyező jóváhagyja a dolgozó webjelenléti ívét. Amennyiben ezt az opciót nem aktiváljuk, akkor a webről nem lehet letölteni azokat a jelenléti íveket, amelyeket az engedélyező nem hagyott jóvá. A funkció használata mellett figyelni kell rá, hogy amennyiben aktiváltuk a webjelenlét engedélyezést, a dolgozók szervezeti egységében legyen megadva engedélyező, ellenkező esetben nem lesz, aki jóváhagyja jelenléti adataikat, így előfordulhat, hogy nem lehet majd letölteni a webről az adatokat, csak egy ismételt felszinkront követően.
Munkarend Kezelése
A webjelenlét felszinkronizálásakor feltöltésre kerül a dolgozó munkarendje, ennek alapján tudja vezetni a jelenléti adatait. Amennyiben a dolgozó munkarendje eltér az általános munkarendtől, akkor a felszinkront megelőzően ki kell alakítani a dolgozó egyedi munkarendjét.
Munkarendet többféleképpen lehet létrehozni a programban:
- A Törzskarbantartások/Közös törzsek/Munkarend menüpontban új felvitellel vagy másolással. Az ebben a menüpontban létrehozott munkarendek ezt követően hozzárendelhetők a dolgozókhoz.
- A dolgozó adatlapján a Jogviszony alapadatok menüpontban. A Munkarend mező mellett a + jelre kattintva szintén létrehozható új munkarend.
Home Office Kezelés
A dolgozó jogviszonyához, a Jogviszony megnevezés képernyőn lehet beállítani, hogy a ledolgozandó napra home office kérelmet küldhet-e a közvetlen felettesének.
Szervezeti Szerepek és Beállítások
A rendszer hatékony működéséhez elengedhetetlen a szervezeti egységek és a kulcsszereplők megfelelő konfigurálása.
Vezető
A webjelenléten keresztül bonyolított szabadságkérelmek kezelése érdekében meg kell adni, hogy az adott szervezeti egységben ki a vezető, akinek joga van engedélyezni vagy elutasítani a szabadságkérelmeket. Legördülő menüből lehet kiválasztani a cégben rögzített dolgozók névsorából az illetékes személyt.
Vezető közvetlen felettese
Megadható, hogy az adott szervezeti egység vezetőjének van-e közvetlen - akár szervezeti egységen kívüli - felettese, és ha igen, akkor ki. Ebben az esetben a szervezeti egység vezetője szabadságigény esetén beállítható, hogy ne saját maga bírálja el.
Webjelenlét engedélyező
Ez a személy jóváhagyhatja a dolgozók által kitöltött webjelenlét adatokat. A jóváhagyási funkció elérhetősége a Beállítások/Webjelenlét beállításai felületen aktiválható. A feltölthetőség érdekében a webjelenlét felszinkronját megelőzően ki kell számoltatni a programmal a dolgozót megillető szabadságok számát. Ezt vagy a dolgozó adatlapján a Munkaügyi adatok/Szabadság és pihenőidő nyilvántartás menüpontban a Szabadság számítás gomb megnyomásával, vagy csoportosan az Elszámolás/Csoportos szabadságszámítás menüpontban lehet megtenni.
A webjelenlét és a program közötti kommunikáció az Elszámolás/Jelenlét adatok kezelése menüponton keresztül történik. Az Adatok feltöltése Webjelenlét/Webszabadságtervező rendszerbe menüpont teszi lehetővé, hogy a bérprogramban rögzített, a jelenlétadat kezeléséhez szükséges adatok feltöltésre kerüljenek a webes felületre.
A menüpont indításával egy beállító felület ugrik fel, ahol beállítható, hogy milyen adatokat szeretne feltölteni a webre. Alapértelmezetten a tárgyéven túli adatokon kívül minden adat feltöltésre kerül. A tárgyéven túli adatok feltöltésére év vége felé lehet szükség az éven túlnyúló kiléptetések, illetve a tárgyévet követő januári szabadság adatok kezeléséhez.
Részletes jelenlétadat kezelés esetén nem csak azt tartja nyilván a rendszer, hogy a dolgozó dolgozott-e és ha igen mettől meddig, hanem azt is, hogy milyen beosztásban tette ezt. Ezek alapján a program automatikusan elbírálja a dolgozó műszakpótlék jogosultságát, és megállapítja az őt megillető pótlékok összegét. Ez a részletes jelenlétadat kezelés webjelenlét alkalmazása mellett is vezethető.
Ebben az esetben a dolgozó adatlapján a sorszámos jogviszonyon állva jelölni kell, hogy a dolgozó esetében részletes jelenlétadat nyilvántartást szeretne vezetni. Amennyiben ezzel a jelöléssel szinkronizáljuk fel a dolgozó adatait a webjelenlétre, letöltéskor a leszinkron felület kiegészül a részletes jelenlétadat kezeléssel kapcsolatos opciókkal. Fontos, hogy ha részletes jelenlétadatokat használ, de nem ezen a felületen szeretné megadni a napi analitikát (műszaktípus), még a letöltés megkezdése előtt jelölje a Műszaktípus kitöltése nem kötelező opciót. A műszaktípusokat nem csak egyesével, hanem csoportosan is meg lehet adni, a sorok csoportos módosítása szekció segítségével.
A műszaktípusok kiválasztásakor módosítható az ebédidő, vagy az osztott munkaidőre vonatkozó adatok is. A módosítás csak azon sor esetén fog végrehajtásra kerülni, amely aktuálisan kijelölésre került a listában. A Műszaktípus kitöltése nem kötelező opció azt is lehetővé teszi, hogy amennyiben a dolgozókhoz előzetesen feltölti a műszaknaptárat, akkor a webjelenlét letöltése csak a napi munkaidő kezdete és vége időpontot írja felül, de a már rögzített műszaktípust ne.
A webjelenlét használata megköveteli, hogy a dolgozók adatait minden hónapban feltöltsük a webjelenlétre a számfejtést követően. Ekkor kerülnek ugyanis felszinkronizálásra a számfejtésben szereplő adatok, így lesznek az elfogadott szabadságokból számfejtett szabadságok. Ennek segítségével tudja a program helyesen nyilvántartani a kivehető, függőben lévő és kivett szabadságok számát. A folyamatos szinkron elmaradása esetén előfordulhat, hogy a programban és a weben nyilvántartott szabadság adatok nem fognak egyezni.
Webes Felület: Admin, Vezetői és Dolgozói Hozzáférés
Az adott cég esetében a webjelenlét ugyanazon a linken érhető el, de a bejelentkezési adatok függvényében eltérő felületeket látunk.
Admin Felület
Az admin felületre első bejelentkezéskor a bérprogramban lévő aktiváláskor megadott jelszóval lehet belépni. A felhasználói név "admin" lesz. Az első bejelentkezés során a jelszó megváltoztatható a Beállítások ikonra kattintva a Bejelentkezési adatok módosítása felületen. Itt határozható meg az is, hogy a dolgozó milyen módon tudja megadni a munkaidő kezdetét és végét (tetszőleges időpont, vagy csak aktív jogviszonnyal rendelkező dolgozók választhatók ki). Az admin szerkesztési joggal nem rendelkezik alapértelmezetten, így csak megtekinteni tudja a kiválasztott dolgozó jelenléti adatait. Amennyiben a webről letöltöttük egy adott hónap jelenlét adatait, a dolgozói felületen már nem szerkeszthetők ennek a hónapnak az adatai. Ha utólag mégis módosítani kell valamelyik dolgozó jelenléti adatait, az adminnak szerkesztésre kell engedélyezni a dolgozó adott hónapját. Az admin felületen lehetőség van a dolgozók jelenléti adatait csoportosan PDF-be exportálni is.
Dolgozói Felület
Az üdvözlő üzenetben szereplő linkre kattintva megjelenik a webjelenlét bejelentkező felülete. Első alkalommal a dolgozók adóazonosító jelükkel tudnak bejelentkezni a rendszerbe. A belépést követően lehetőségük van megváltoztatni jelszavukat. A beállítások menüben ezen kívül a dolgozó meg kell, hogy adja a munkaidő kezdete és vége időpontot, melyek a jelenléti íven ledolgozott nap jelölésekor automatikusan kitöltésre kerülnek, de természetesen át is írhatók. A dolgozói felületen megjelenítésre kerül a dolgozó felettese, ő lesz, aki a szabadságkérelmeket jóváhagyja majd.
A dolgozónak megjelenítjük a tárgyévre vonatkozó szabadság adatait: kivehető szabadságok száma, függőben lévő szabadságok (amelyek jóváhagyásra várnak), engedélyezett szabadságok és felhasznált szabadságok. A Munkatársak szabadsága pontban meg tudják nézni, hogy az ugyanazon szervezeti egységben dolgozó kollégáik mikor lesznek szabadságon, így saját szabadságuk tervezésekor ezt figyelembe tudják venni. A jelenlét felületen a ledolgozható napok mellett megjelenik egy fogaskerék, amire kattintva kiválaszthatják, hogy az adott napon dolgoztak, szabadságon, betegszabadságon, vagy egyéb távolléten voltak. A legördülő menüből törölhetők is az adott napi előzetesen rögzített jelenléti adatok. Szabadság vagy egyéb távollét választása esetén a program jelöli, hogy függőben lévő távollétről van szó. A Szabadság kérelem küldése gombra kattintva megjelennek ezek a függőben lévő napok.
Adatbiztonság
A Web-Jelenlét szolgáltatás igénybevételével kapcsolatos kommunikáció biztonságos SSL kapcsolaton keresztül történik. A kiszolgáló szerveren az adatbázisok jelszóval védettek, azokhoz a felhasználókon kívül más személy nem férhet hozzá.