Sokan álmodnak arról, hogy saját boltot nyissanak, de a folyamat nem csupán lelkesedést igényel, hanem számos jogi és szakmai feltételnek is meg kell felelni. Egy új üzlet megnyitását a területileg illetékes önkormányzatnál kell elindítani. Az új kereskedelmi egységek engedélyezését, bejelentését a 210/2009 (IX.29.) Kormányrendelet a kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeiről szabályozza. Fontos megjegyezni, hogy ez csak egy általános áttekintés a magyarországi boltnyitásról. A jogszabályok és előírások változhatnak, ezért mindig javasolt, hogy konzultálj jogi vagy pénzügyi szakértővel a legfrissebb információkért.
1. Vállalkozás indítása és jogi háttér
Végzettség és vállalkozási forma
Az, hogy szükség van-e végzettségre, attól függ, milyen típusú üzletet szeretnél nyitni. Általánosságban elmondható, hogy a kereskedelem nincs képesítéshez kötve. Ha nincs meg a megfelelő végzettséged, akkor sincs nagy baj, alkalmazhatsz olyan munkatársat, akinek van. Az első lépés az üzlet megnyitásához a vállalkozás hivatalos létrehozása. Ez lehet:
- Egyéni vállalkozó: Ez a legegyszerűbb és leggyorsabb módja a boltnyitásnak. Nincs szükség tőkére, és a regisztráció ingyenes. Online is regisztrálhatsz a Webes Ügysegéden keresztül.
- Kft. (Korlátolt Felelősségű Társaság): A Kft. egy jogi személy, ami azt jelenti, hogy a cég vagyonát elkülönítik a tulajdonosok vagyonától. Egy gazdasági társaság (pl. Kft.) alapításához ügyvéd és cégbírósági bejegyzés szükséges.
- Bt. (Betéti Társaság)
Az adószám igénylése elengedhetetlen, amely során be kell jelenteni a tervezett tevékenységi köröket is. A tevékenységi kört a TEÁOR szám segítségével kell pontosan definiálni, azaz meg kell adnod, hogy mit fogsz árulni. Ezt a NAV-nál és az önkormányzatnál is be kell jelenteni.
Kereskedelmi tevékenység bejelentése és engedélyek
A bolt nyitásához kereskedelmi tevékenység bejelentése szükséges az illetékes önkormányzatnál. 2021. július 1-től megszűnt a külön-engedély, így a legtöbb bolt esetében elegendő a tevékenység bejelentése az önkormányzathoz. Az Élelmiszer jellegű bolti vegyes kiskereskedelem a 4711 TEÁOR szám alatt fut. Ebbe a szakágba tartoznak: az áruk széles körének kiskereskedelmi értékesítésével foglalkozó üzletek, amelyekben az élelmiszerek, italok és dohányáruk értékesítése a meghatározó, valamint olyan általános áruházi kiskereskedelem, ahol az eladás túlsúlyát jelentő élelmiszer, ital és dohányáruk mellett több más termékcsoportot is árusítanak, így pl. ruházati cikket, bútort, háztartási gépet, vasárut, kozmetikai terméket stb. TEÁOR szám alapján engedély és bejelentés köteles tevékenységnek minősül, így ezt mindenképpen intézd el! Ha a boltodban fogsz forgalmazni takarítószereket is, akkor ezek kémiai veszélyes anyagok, így innentől kezdve már kötelező a működési engedély is.
2. Az üzlet helyszíne és berendezése
Helyszín kiválasztása
Az üzlet helyszínének meg kell felelnie az építésügyi és kereskedelmi jogszabályoknak. Az üzleted sikerének egyik kulcsa a megfelelő hely kiválasztása. Fontos, hogy olyan helyen nyiss, ahol van elegendő forgalom és ahol a célcsoportod könnyen elérhető. A kisbolt helyszínét telephelyként regisztrálnod kell az illetékes önkormányzatnál. Fontos, hogy az ingatlan megfeleljen a jogszabályi előírásoknak, például a közművesítettség, a megfelelő higiéniai és biztonsági körülmények szempontjából.
Marketing szempontból a következő kérdéseket érdemes feltenni a helyszínnel kapcsolatban:
- Milyen parkolási lehetőség van a bolt környékén?
- Közlekedési csomópont van-e a közelben?
- Van-e valamilyen „kötelező jellegű” intézmény a közelben?
- Mit mondanak a környék régi vállalkozói?
Arculat és berendezés
Ha megtaláltuk a tökéletes helyiséget, akkor szükség lesz egy megfelelő arculatra is. Cégtáblára lesz szükség, és egy olyan bejáratra, kirakatra, amely passzol az üzlet típusához, és becsalogatja a vásárlókat. A bolt profi berendezése vagy nagyon sokba kerül, vagy sok kreativitást kívánna. Az árupolcok között a közlekedéshez, az áru fel-, illetve levételéhez szükséges teret biztosítani kell. Az árufelvonó, illetve szállítószalag kialakítása olyan legyen, hogy az ott munkát végzőket védje az esetleg visszahulló áru által okozott sérülésektől. A szállítószalagot úgy kell kialakítani, hogy annak mindkét végén jelzőberendezés legyen, amely egyfelől biztosítja az árumozgatás megkezdése előtt a szükséges figyelemfelhívó hangjelzés adásának lehetőségét, továbbá veszély esetén mindkét oldalról azonnal leállítható legyen.
3. Adminisztratív és jogi kötelezettségek
Pénztárgép
Az üzlet működéséhez adószámra és pénztárgépre is szükséged lesz. A 48/2013. (XI.15.) NGM rendelet rendelkezik a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásról. Mivel az élelmiszer jellegű bolti vegyes kiskereskedelem a 4711-es számon van nyilvántartva, így erre a vállalkozásra vonatkozik a nyugtaadási kötelezettség.
Higiéniai és munkavédelmi előírások
Az NNGYK (Nemzeti Népegészségügyi és Gyógyszerészeti Központ) közegészségügyi szempontból ellenőrzi az élelmiszeres vállalkozásokat, általános higiéniai állapotokat, személyi higiéniát néz. Emellett egyik fontos területe a Kémiai biztonság. Ebben az esetben az első lépés egy regisztráció elindítása, melynek díja 10 500.-, elektronikusan az NNGYK honlapján lehet a bejelentést megtenni. Ezután Kémiai kockázatbecslést kell készíttetni, melyhez szükség lesz a veszélyes készítmények Biztonsági adatlapjaira. A kémiai kockázatbecslést a 2000. évi. XXV. Törvény 19 § és az 5/2020. (II. 6.) ITM rendelet alapján. A rovar és rágcsálóírtás megfelelőségét szintén az NNGYK kéri, a 18/1998. (VI. 3.) NM rendelet 36§ alapján. Az élelmiszerlánc-biztonsági hivatal élelmiszer biztonsági szempontból ellenőriz. Az élelmiszeres vállalkozások működéséhez elengedhetetlen a HACCP rendszer bevezetése, működtetése, időszakos felülvizsgálata. A napi gyakorlatban a HACCP naplókat kell vezetni (Takarítási napló, Hűtőnapló stb.), és legalább 2 évig megőrizni. Az Állategészségügyi hatóság ellenőrzései során az egyik legfontosabb terület a termékek nyomonkövetése, jelölése. Az élelmiszer előállító vállalkozásnak Gyártmánylapot kell készítenie, enélkül nem hozhat terméket forgalomba! Ha készételt is szeretnél árusítani, akkor a NÉBIH engedélyére is szükséged lesz, amely ellenőrzi, hogy a helyiség és a működés megfelel-e a HACCP előírásainak. Ez biztosítja, hogy az élelmiszerek tárolása és kezelése megfeleljen az élelmiszerbiztonsági szabályoknak. Továbbá magában foglalhatja a kézmosási lehetőségek, fertőtlenítőszerek és megfelelő öltözők biztosítását. Az előírt tűzvédelmi és munkavédelmi szabályoknak minden esetben meg kell felelni. Ezért mindkét oktatás kötelező, ha legalább egy bejelentett vagy alkalmilag bejelentett dolgozód van.
Az alábbi dokumentumokra lehet szükséged:
- Üzemorvos (1 fő alkalmazottól vagy alkalmilag bejelentett embertől)
- Munkahelyi kockázatelemzés (1 fő alkalmazottól vagy alkalmilag bejelentett embertől)
- Kémiai kockázatelemzés (veszélyes vegyszerek használata esetén, ebbe beletartoznak a fertőtlenítő szerek a takarításhoz!)
- Érintésvédelmi minősítő irat | Érintésvédelmi felülvizsgálat
- Tűzvédelmi szabványossági felülvizsgálat | Erősáramú berendezések felülvizsgálata | Tűzvédelmi minősítő irat
- HACCP dokumentáció, HACCP oktatás, HACCP naplók
- Tűz- és munkavédelmi oktatás
- Egyéni védőeszközök juttatásának rendje (1 fő alkalmazottól vagy alkalmilag bejelentett embertől)
- Tűzvédelmi szabályzat
- Veszélyes anyagok bejelentése (NNK felé - a takarítószerek is ide tartoznak)
- Mentőláda
- Tűzvédelmi készülék (Poroltó)
- Hűtők helyes jelölése
- Hulladékkezelési szerződés
- Táblák kihelyezése (kijárat jelölése, menekülést jelző táblák, tűzvédelmi készülék jelzése, mentőláda jelzése, tűzeseti főkapcsoló jelzése, segélyhívó számok, polcok teherbírásának jelzése, vásárlók könyve, pénztárgép száma)
Munkahelyi kockázatelemzés
A munkavédelmi felügyelőség munkabiztonsági és munkaegészségügyi szempontú ellenőrzést végez. Legfontosabb dokumentáció a Munkahelyi kockázatelemzés, melyre akkor van szükség, ha az élelmiszeres egységnek van alkalmazottja. Ebben az esetben az alkalmazottat érő kockázatokat a 1993. évi XCIII. Törvény szabályozza. Emellett munkavédelmi szabályzatokat is el kell készíttetni: Egyéni védőeszköz jutattási rendjét és az Orvosi vizsgálatok belső rendjét írásba kell foglalni. A munkáltató a kockázatértékelést, a kockázatkezelést és a megelőző intézkedések meghatározását - eltérő rendelkezés hiányában - a tevékenység megkezdése előtt, azt követően indokolt esetben, de legalább 3 évente köteles elvégezni az Mvt. 54.§ alapján. Munkahely kockázatelemzés akkor szükséges, ha van állandó alkalmazottad, de akkor is kötelező, ha csak egyszer-egyszer alkalmazol valakit. Ebben az esetben munkahelyi kockázatelemzés nevű dokumentumra lesz szükséged, melyet szakember tud elkészíteni. Ez arra szolgál, hogy összefoglalja, hogy milyen munkahelyi veszélyek lehetnek, és a munka végzéséhez utasításokat rögzít, hogy ne történjen semmilyen baleset és a dolgozóknak se legyen semmilyen egészségügyi károsodása. Például javaslatot adhat arra vonatkozóan, hogy a pultod milyen magas legyen ahhoz, hogy ne szenvedjen senki gerincsérülést a tartós görnyedéstől. Ez téged is véd és a munkavállalót is.
Tűzvédelem
A bolt helyiségének meg kell felelnie a tűzvédelmi előírásoknak. Ez magában foglalhatja a tűzoltó készülékek elhelyezését, menekülési útvonalak kijelölését, illetve tűzvédelmi szakértő által készített terv bemutatását az illetékes hatóságoknak. Érintésvédelmi felülvizsgálat és tűzvédelmi szabványossági vizsgálat is szükséges, attól függetlenül, hogy hozzányúlsz-e az elektromos hálózathoz, vagy sem, mondjuk egy bérleményben. Ez a te felelősséged, nem azé, akitől bérled a helyet. Ezeket manapság egyébként már inkább villamos biztonsági felülvizsgálatnak nevezik. Ennek az a lényege, hogy egy képzett szakember felkeresi az üzletedet, és megállapítja, hogy nincs-e semmilyen elektromos kockázat vagy tűzveszély. Arra viszont mindenképpen ügyelj, hogy csak olyan szakembert válassz erre a feladatra, aki kifejezetten erre specializálódott, és több éves tapasztalattal rendelkezik. Tudtad? Gondolom azzal tisztában vagy, hogy poroltó készülékkel rendelkezned kell. Azonban azt már nem biztos, hogy tudtad, hogy hiába kicsi az üzleted, ha rendelkezel galériával vagy pincével, akkor szintenként szükséges a tűzoltó készülék kihelyezése. Ennek rettentő egyszerű magyarázata van: ha tűz üt ki bármelyik szinten is, ne kelljen szaladgálni a poroltóért, hanem rögtön legyen kézközelben, hogy minél gyorsabban el lehessen kezdeni az oltást.
HACCP és FELIR szám
Mivel élelmiszerrel fogsz foglalkozni, ezért szükséged lesz a HACCP minőségbiztosítási rendszerre. Ez az EU-s csatlakozásunktól kezdve kötelező, és a NÉBIH (Nemzeti Élelmiszerlánc Biztonsági Hivatal) ellenőrzi. Ha megérted a logikáját, akkor látni fogod, hogy arra szolgál, hogy mikrobiológiai szinten is megfelelő eljárásmódok legyenek, és még véletlenül se történjen mérgezés vagy fertőzés. Ez biztosítja, hogy az egyes élelmiszerek és alapanyagok követhetőek legyenek, például megfelelően legyenek hűtve, tárolva. Ebbe a rendszerbe beletartozik többek között a HACCP folyamatirányítási kézikönyv, veszélyelemzés, önellenőrzési terv, allergén anyag táblázat, naplózás stb. Ez minden esetben rá van szabva egyedileg a vállalkozásra. FELIR számot is kérni fog tőled a NÉBIH, ezzel minden élelmiszeres vállalkozásnak kötelező rendelkeznie. Ez is arra szolgál, hogy a hatóság és a fogyasztók is meg tudjanak győződni arról, hogy a vállalkozásod jogszerűen működik-e. Azokban az élelmiszer üzleteknél, ahol csemegepult, pékáru pult, tejtermék, csomagolt élelmiszer, italáru, háztartási vegyiáru, állateledel, zöldség-gyümölcs önkiszolgálással kerül értékesítésre, a magyar jogszabályok szigorú élelmiszerbiztonsági és higiéniai követelményeket írnak elő. Egy csemegepult üzemeltetéséhez még több szabályozás vonatkozik majd ránk.
Munkavállalók bejelentése
Ha alkalmazottakat is foglalkoztatni szeretnél, minden munkavállalót be kell jelentened a NAV-nál, és biztosítani kell számukra a megfelelő munkakörnyezetet. Munkaszerződéseket és a munkaköri leírásokat kell készíteni, meg kell írni a dohányzási szabályzatot, de bizonyos esetekben kockázat becslésre is szükség lesz.
Környezetvédelmi előírások
A kisboltokra is vonatkoznak a hulladékkezelési és szelektív hulladékgyűjtési szabályok. Az üzlet által termelt hulladékot a megfelelő módon kell kezelni, például szerződést kell kötni egy hulladékkezelő céggel. Foglalkozunk kell olyan kérdésekkel is, mint az áruszállítás, a higiéniai kérdések, a hulladékkezelés, vagy az energiaellátás.
4. Marketing és értékesítés
Piackutatás és üzleti terv
Piackutatás: Fontos, hogy alapos piackutatást történjen, mielőtt bármilyen üzletet nyitnál. Az első és legfontosabb lépés az, hogy készíts egy jól átgondolt üzleti tervet. Dönthetünk persze az alapján is, hogy mihez értünk. Ha az ötlet már megvan, az fél siker, de a munka neheze csak most jön. Az üzleti terv alapján határozd meg, mennyi tőkére lesz szükséged az üzlet indításához és fenntartásához. Ez lehet saját megtakarítás, kölcsön, illetve befektetőktől vagy más forrásokból származó pénz.
Marketing és arculat
A sikeres bolt a jó árak mellett egyedi arculattal és hatékony marketinggel válhat ismertté. Gondoskodj a webes jelenlétről: Ma már bármilyen üzletet nyitsz, a vásárlóid az interneten is rád fognak keresni. Ne feledkezz meg a marketingről és a reklámról sem. Tervezd meg a marketingkampányokat annak érdekében, hogy felhívják a vásárlók figyelmét az üzletedre, és növeljék az értékesítést. Ha a bolt külső reklámfelületet, cégért vagy világító táblát szeretne kihelyezni, ezt az önkormányzatnál engedélyeztetni kell. Az engedélyek az adott település reklám- és arculati szabályozásától függenek. A megtalálhatóságot akár egy egy oldalas honlap is tudja biztosítani, feltéve persze, hogy a Google „látja” a honlapot.
Árképzés és termékkínálat
Szerezd be az üzlet indításához szükséges készleteket és tervezd meg a beszerzési forrásokat, folyamatokat a továbbiakban. Az árszint helyes megválasztása nagyon komoly marketing döntés. A bolt esetében viszonylag jól le lehet mérni, ha túl drágára lőtte be a kereskedő az árszintjét, hiszen a vevők arcán látja a reakciót, akinek erre van szeme. Ilyenkor a legrosszabb, amit tehetünk, hogy az árat hagyjuk ott, ahol van, hiszen ennyiért vagy annyiért szereztük be az árut és ennyi vagy amannyi árrést szeretnénk rajta realizálni. Hatalmas üzleti hiba! Az árrés ugyanis nem attól lesz, hogy megálmodjuk vagy leírjuk egy papírra, hanem attól, hogy a vevő kifizeti.
5. Egyéb fontos szempontok
Kötelező biztosítások
Biztosítsd az üzletet és az árukészletet.
Hűtőhelyiségek
A hűtőhelyiségeket úgy kell kialakítani, hogy azok ajtaját belülről segédeszköz nélkül akkor is ki lehessen nyitni, ha azt kívülről bezárták. E követelménytől el lehet tekinteni akkor, ha a hűtőhelyiség belülről nyitható vészkijárattal van ellátva. Azokban a hűtőhelyiségekben, ahol a belső hőmérséklet -10 °C alatt van és alapterülete meghaladja a 20 m2-t, azt elektromos hálózattal függetlenül működő vészjelzőberendezéssel kell ellátni.
Közjegyző által hitelesített vásárlók könyve
A közjegyző által hitelesített vásárlók könyvét a fogyasztó által elérhető helyre ki kell függeszteni, mellé író tollat kell tenni. Ezen kívül az ártájékoztatásra is figyelni kell: jól láthatóan kell feltűntetni az árakat, ahol szükséges egységárazzunk!