A családi bölcsődékben, munkahelyi bölcsődékben, napközbeni gyermekfelügyeletekben a működés során számos dokumentum, irat keletkezik, melyek megfelelő kezelése alapvető fontosságú az átláthatóság, a pontosság és a jogszabályi megfelelés szempontjából.
Az iratkezelés alapelvei és folyamata
Az iratkezelés alapelvei az átláthatóság és a nyomon követhetőség. Minden iratnak legyen egyértelmű útja: keletkezés, iktatás, tárolás, megőrzés, selejtezés. Fontos a pontosság és hitelesség, az iratok tartalmát nem szabad megváltoztatni vagy manipulálni.
Irat keletkezése és beérkezése
Irat keletkezhet a fenntartó vagy az engedélyes szolgáltató által előállítva (pl. szerződés, megállapodás, ajánlat, jegyzőkönyv), vagy beérkezhet kívülről (pl. ügyféllevél, hatósági irat). Minden beérkező dokumentumot iktatni kell a központi nyilvántartásban, hogy nyomon követhető legyen, mikor érkezett, kitől, és ki kezeli.
Iktatás
Az iktatás célja, hogy az irat azonosítható és visszakereshető legyen. Az iktatási tétel tartalmazza az iktatószámot, az ügy tárgyát, a beérkezés vagy keletkezés dátumát, az ügyintéző nevét, és az irat típusát (beérkező, kimenő, belső).
Ügyintézés
Az iktatott iratot az illetékes munkatárs vagy vezető megkapja, aki intézkedik az ügyben (pl. válaszlevél, szerződéskötés, megállapodás megkötése, döntés előkészítés). Az ügyintézés során keletkező minden kiegészítő dokumentumot ugyanahhoz az iktatószámhoz rendelt alap dokumentumhoz kell csatolni.
Tárolás
Az iratok biztonságos tárolása történhet papíralapon (zárt szekrényben, hozzáférési jogosultsággal) vagy elektronikusan (védett szerveren, felhőben vagy dokumentumkezelő rendszerben). A fájlnevek és mappastruktúrák legyenek egyértelműek, pl. Fenntartó_Megállapodás_X1 CSB_YZgyermek_2025XXYY.pdf.
Megőrzés és selejtezés
Minden irattípusnak megvan a megőrzési ideje, amely jogszabály vagy belső szabályzat alapján történik.
| Irat típusa | Megőrzési idő |
|---|---|
| Számviteli iratok | 8 év |
| Személyzeti dokumentumok | Alapvetően 50 év (változás van folyamatban) |
| Általános ügyiratok | 5 év |
| Rövid távú belső jegyzetek | 1 év |
A megőrzési idő lejárta után az irat selejtezhető, ha már nincs jogi vagy üzleti jelentősége. Selejtezés előtt minden esetben dokumentálni kell a döntést és meg kell semmisíteni az iratot biztonságos módon.
3 legfontosabb adatvédelmi tipp szülőknek és gyermekeknek
Hozzáférési és adatvédelmi szabályok
Minden munkatárs csak azokat az iratokat tekintheti meg, amelyek a munkájához szükségesek. A személyes adatokat tartalmazó iratokhoz kizárólag az arra jogosult személyek férhetnek hozzá. Az iratok külső félnek történő átadását (pl. bíróságoknak vagy a hatóságoknak) csak jogszabályi kötelezettség esetén szabad megtenni.
Az adatvédelem jogi keretei
Az AZÜMZÜMBÖLCSI KH. NP. KFT. 1/2018 számú utasítása a személyes adatok kezelésére és védelmére, illetve a közérdekű adatok megismerésével kapcsolatos igények teljesítésére vonatkozó szabályok megállapítása érdekében az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) 24. § (3) bekezdése, 30. § (6) bekezdése; az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i, a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet, GDPR), továbbá az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés h) pontja, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 8. § (4) bekezdése alapján szabályozza a bölcsődei adatkezelést.
Személyes adatok kezelése
Személyes adat az Érintettre vonatkozó bármely információ, adat, illetve az ezekből levonható következtetés, így különösen az Érintett neve, azonosító jele, illetve különböző (pl. családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet által kezelt, az Infotv. 1. 1.) kötelezően közzéteendő közérdekű adat. Az adatvédelem kiterjed a fizikai megjelenésüktől, formájuktól, típusuktól függetlenül bármely adathordozóra, amely személyes vagy közérdekű adatot tartalmaz. Az adatkezelés során az Adatkezelő köteles biztosítani az adatok helyes és pontos tartalmát, hibás adat észlelése esetén pedig köteles a hibás vagy pontatlan adat javítását haladéktalanul elvégezni. Személyes adat kizárólag a GDPR 6. cikk (1) bekezdésében meghatározott jogalapokon kezelhető.
Az Adatkezelő köteles az Érintettet a hozzájárulás megadását megelőzően érthető és átlátható módon tájékoztatni az adatkezelés részleteiről, így különösen a kezelt adatok köréről, a hozzájárulás megadásának önkéntes jellegéről, az adatkezelés céljáról és időtartamáról, illetve az adatkezelés további részleteiről. Az Adatkezelő az Érintett személyes adatainak kezeléséhez adott hozzájárulását köteles megkísérelni írásban beszerezni a bizonyítási teherre való figyelemmel. Az Adatkezelő az Érintett személyes adatait jogosult jogszabályok által elrendelt kötelező adatkezelés alapján is kezelni, mint például a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény, vagy a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény és a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény.
Az Adatkezelő csak olyan személyes adatot jogosult kezelni, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, továbbá az adatkezelés céljának elérésére alkalmas. Az Adatkezelő köteles mindazon általa kezelt személyes adat bíróságoknak vagy a hatóságoknak történő továbbítására, amely adat továbbítására őt jogszabály vagy jogerős bírósági, hatósági határozat kötelezi.
Az Érintett jogai és az Adatkezelő kötelezettségei
A Gyvt. szerinti kötelező adatkezelésben az Adatkezelőt adatfeldolgozóként az Igénybevevői Nyilvántartás (KENYSZI)), valamint a Szolgáltatói nyilvántartás segíti, melyek az Adatkezelő által a Gyvt. 137. § (1)-(2) bekezdése alapján vezetendők. A Gyvt. 17. § (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a kisgyermeknevelő, a bölcsődei dajka és a nevelési-gondozási tevékenységet közvetlenül segítő alkalmazott az Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet vezetője útján köteles az illetékes gyermekjóléti szolgálatot haladéktalanul jelzéssel élni a gyermek veszélyeztetettsége esetén, továbbá hatósági eljárást kezdeményezni a gyermek bántalmazása, illetve súlyos elhanyagolása vagy egyéb más, súlyos veszélyeztető ok fennállása, továbbá a gyermek önmaga által előidézett súlyos veszélyeztető magatartása esetén. Ebben a helyzetben az adattovábbításhoz az Érintett, illetőleg az adattal kapcsolatosan egyébként rendelkezésre jogosult beleegyezése nem szükséges.
Az Érintett a személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogait az Adatkezelőhöz eljuttatott kérelme útján gyakorolhatja, így különösen tájékoztatást, illetve egyéb, az adatait érintő műveletek végrehajtását (pl. helyesbítés, törlés, tiltakozás, korlátozás). Az Érintett kérelmére az Adatkezelő köteles tájékoztatást adni az Adatkezelő által kezelt adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, terjedelméről, időtartamáról, adatfeldolgozás esetén az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az esetlegesen bekövetkezett adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá - az Érintett személyes adatainak továbbítása esetén - az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.
Az Érintett személyes adatai kezelésével kapcsolatos kérelmét szóban és írásban terjesztheti elő. Az Adatkezelő köteles biztosítani, hogy az Érintett - erre irányuló kérelme esetén - a személyes adatait tartalmazó nyilvántartásokba betekinthessen. Az Érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől a pontatlan vagy hiányos személyes adatainak helyesbítését vagy kiegészítését kérje. Az Érintett helyesbítési kérelme esetén a helyesbítést az adatkezelést végző dolgozó haladéktalanul köteles elvégezni. Az Érintett jogosult arra, hogy személyes adatainak kezelése ellen tiltakozzon a személyes adatainak az Adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekén alapuló kezelése (a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapuló adatkezelés), továbbá az Adatkezelő közérdekű adatkezelése, vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges adatkezelés esetében.
A Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet köteles az Érintettet a tiltakozási jogáról az Adatkezelési Tájékoztatója útján, továbbá az Érintettnek a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti adatkezelés megkezdése előtt külön tájékoztatást adni. Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és az Érintett kérelme alapján törölnie kell, az Adatkezelőnek minden ésszerűen elvárható lépést meg kell tennie ahhoz, hogy tájékoztassa az adatot kezelő más adatkezelőket, hogy az Érintett kérte a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve reprodukciójának törlését.
Az Adatkezelő az Érintett adatainak továbbítása esetén az adatok helyesbítéséről, törléséről, az adatkezelés korlátozásáról az Érintetten kívül mindazokat is köteles értesíteni, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljából továbbította, kivéve, ha ez lehetetlen, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az Érintett jogosult kérelmezni, hogy az Adatkezelő korlátozza az Érintett személyes adatainak adatkezelését, azaz a tárolt személyes adatokat jelölje meg a jövőbeli kezelésük korlátozása céljából.
Az Érintett beérkezett kérelmét az Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet mindenkori iratkezelési és iktatási rendjének megfelelően iktatni kell, majd az Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet vezetőjének szignálását követően haladéktalanul továbbítani kell az Adatfelelőshöz. Az Adatkezelő az Érintett által benyújtott, az Érintettet megillető jogosultságok érvényesítésére irányuló kérelmet annak kézhezvételét követően haladéktalanul, a lehető legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 25 napon belül köteles elbírálni, és a kérelem teljesíthetőségéről döntést hozni. Az Adatkezelő a döntéséről, illetve a döntéssel kapcsolatos intézkedéseiről az Érintettet írásban; postai úton vagy elektronikusan értesíti. Amennyiben az Érintett indokolatlan, megalapozatlan vagy aránytalan mértékű kérelmeit ismétlődő jelleggel juttatja el az Adatkezelő részére, az Adatkezelő a közreműködést megtagadhatja, illetve az információ, vagy a tájékoztatás megadásával kapcsolatban felmerült adminisztratív költségei figyelembevételével ésszerű összegű díjat számolhat fel.
Közérdekű adatok megismerése
Az AZÜMZÜMBÖLCSI KH. NP. KFT. Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet biztosítja a lehetőséget, hogy a kezelésében lévő közérdekű adatot bárki megismerhesse. A közérdekű adatok megismerhetőségének korlátai tekintetében az Infotv. 27. § (1)-(5) bekezdésében foglaltak az irányadóak. A közérdekű adat megismerése iránt bármely természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet (kérelmező) kérelmet nyújthat be. A kérelem benyújtása személyesen, illetve postai vagy elektronikus úton történhet. Személyesen a kérelmező a kérelmét szóban vagy írásban, míg postai vagy elektronikus út esetén kizárólag írásban jogosult benyújtani.
A beérkezett közérdekű adat megismerésére vonatkozó kérelmet az Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet mindenkori iratkezelési és iktatási rendjének megfelelően iktatni kell, majd az Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet vezetőjének szignálását követően haladéktalanul továbbítani kell az Adatfelelőshöz. A közérdekű adat megismerésére irányuló kérelmet az Adatkezelő a kérelem beérkezését követő 15 napon belül bírálja el. Amennyiben az adatok feldolgozása, átalakítása szükséges, költségtérítés állapítható meg, melyről a kérelmezőt haladéktalanul tájékoztatni kell.
Ha a kérelmező az adatokat személyesen kívánja megismerni, abban az esetben a kérelmező az adatvédelmi tisztviselő által kiadhatónak minősített adatokat tartalmazó dokumentumokba az Adatkezelő nyitvatartási idejében, előre egyeztetett időpontban tekinthet be. A személyesen megjelent kérelmező köteles aláírásával ellátni a betekintésről felvett jegyzőkönyvet, mellyel a kérelmező elismeri az általa igényelt közérdekű adatok átvételének, megismerésének tényét. Amennyiben a kérelmező az általa megismert adatokról másolatot kíván készíteni, az adatkezelő köteles őt az esetlegesen felmerült költségekről tájékoztatni. A kérelmező részére a másolat kizárólag abban az esetben adható ki, ha költségtérítés megállapításának nincs helye, vagy a megállapított költségek megfizetését a kérelmező igazolja.
Az adatkezelő az igény teljesítésének megtagadásáról, annak indokairól, valamint az Infotv.-ben meghatározott jogorvoslati lehetőségekről az igény beérkezését követő 15 napon belül írásban vagy elektronikus levélben értesíti a kérelmezőt.
Nyilvántartások és adattovábbítás
Az Adatkezelő köteles az adattovábbítás jogszerűségének ellenőrzése, valamint az Érintett tájékoztatása céljából Adattovábbítási nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza a kezelt személyes adatok továbbításának időpontját, jogalapját és címzettjét, a továbbított személyes adatok megjelölését, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat. Az adattovábbítási nyilvántartásban szereplő adatokat az Adatkezelő személyes adatok esetében öt évig, különleges adatok estében pedig húsz évig köteles megőrizni.
Az Adatkezelő köteles az elutasított közérdekű adat megismerése iránti kérelmekről, valamint az elutasítások indokairól nyilvántartást vezetni. Az Családi bölcsőde/napközbeni gyermekfelügyelet vezetője a nyilvántartásban foglaltakról az adatvédelmi tisztviselő útján minden év január 31-éig tájékoztatja a Hatóságot.
Weboldal és sütik (cookie)
A weboldalunk sütiket (cookie) használ működése folyamán annak érdekében, hogy a legjobb felhasználói élményt nyújthassa Önnek, valamint a látogatottság mérése céljából. A sütik használatát bármikor letilthatja! A weboldalunkon a felhasználói élmény javítása érdekében méréseket végzünk és anonim adatokat gyűjtünk. Erre a feladatra a piacon bevált, általánosan elfogadott külső szolgáltatásokat használunk. Ezek a szolgáltatások cookie-kat rakhatnak le, erre ráhatásunk nincsen. A weboldalunkhoz kapcsolódó online marketingtevékenységhez használt szolgáltatások használhatnak olyan cookie-kat, amelyek egy hirdetés sikerességét, újabb hirdetések pontosabb célzását teszik lehetővé.
tags: #bolcsode #informatika #biztonsagi #szabalyzat